VOTRE Carrière chez Adsum
Assistant.e exécutif.ive
Adsum est à la recherche d'un(e) assistant(e) exécutif.ve pour appuyer les associés dans leurs rôles, contribuer au bon fonctionnement du bureau et contribuer au bien-être de l'équipe. Ce poste regroupe trois principaux axes de responsabilités : la gestion du bureau, les activités administratives et le soutien aux associés ainsi qu'à l’équipe de direction.
Audacieux et soucieux du détail?
Nous avons hâte de vous rencontrer!
Adsum GroupeConseil est un cabinet de conseil à taille humaine, spécialisé dans des mandats de niche auprès de clients issus des secteurs des services financiers, des transports, de l'énergie et de la santé. En pleine croissance à Montréal, Adsum Groupe Conseil se distingue par des projets stimulants et enrichissants qui apportent une réelle valeur ajoutée à ses clients. Nous sommes à la recherche d'un talent motivé et polyvalent pour soutenir notre équipe.
Relevant de l’associé et chef des finances, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de notre bureau et dans la création d’un environnement de travail collaboratif et positif.
Vos responsabilités s'articuleront autour de deux axes principaux :
Appui à la direction et à l'équipe:
- Planifier les rendez-vous et les priorités des associés pour optimiser leur emploi du temps.
- Rédiger et réviser des communications complexes.
- Organiser et coordonner les réunions internes.
- Superviser et réviser les feuilles de temps des collaborateurs.
- Soutenir le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
- Préparer et superviser les événements d’entreprise.
- Mener le comité social en collaboration avec ses membres.
Gestion du bureau et des opérations courantes :
- Commander le matériel de bureau et les fournitures informatiques, en maintenir l’inventaire.
- Gérer le courrier et les colis.
- Préparer et faire le suivi des demandes de maintenance et d’entretien.
- Gérer un portefeuille de fournisseurs de services liés aux opérations courantes du bureau.
Chez Adsum Groupe Conseil, nous valorisons les qualités humaines autant que les compétences techniques. Pour réussir dans ce rôle, votre talent en communication, votre professionnalisme et votre discrétion exemplaire seront essentiels. Dynamisme, polyvalence et autonomie compléteront votre profil idéal.
En tant qu’ assistant.e exécutif.ve, vous jouerez un rôle essentiel pour soutenir les opérations du bureau et appuyer la direction.
Vous serez responsable de :
Planification et organisation:
- Planifier et coordonner les rencontres internes, les événements corporatifs et les rencontres des associés.
- Assurer la préparation logistique des réunions, incluant la gestion des équipements et la coordination des participants.
- Mener le comité social en collaboration avec ses membres et organiser des initiatives visant à enrichir et dynamiser la vie au bureau.
Soutien administratif et opérationnel :
- Commander le matériel de bureau et les fournitures informatiques, et maintenir un inventaire à jour.
- Gérer le courrier et les colis.
- Préparer et suivre les demandes de maintenance et d’entretien des locaux.
- Gérer un portefeuille de fournisseurs de services pour assurer des opérations fluides au quotidien.
- Être le point de contact principal pour les questions liées à l’entreprise.
Création et gestion documentaire :
- Organiser et gérer la documentation, notamment pour les appels d’offres ou d’autres projets importants.
- Collaborer à la rédaction, révision et mise en page de documents complexes destinés aux employés, à la clientèle ainsi qu’aux partenaires.
- Assurer la mise à jour des informations sur le site web et les médias sociaux de l’entreprise.
Les caractéristiques recherchées pour avoir du succès dans ce poste:
- Environ 5 années d’expérience dans un rôle similaire ou dans des fonctions administratives pertinentes (gestion de multiples priorités, coordination administrative et logistique, gestion de propositions de services).
- Solides compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, permettant une communication efficace et professionnelle avec divers intervenants.
- Excellente aptitude à prioriser, coordonner et gérer simultanément plusieurs tâches et projets, tout en garantissant un suivi rigoureux et efficace.
- Grande flexibilité pour s’adapter aux changements, aux nouvelles priorités et aux situations imprévues avec réactivité et efficacité.
- Excellente capacité à collaborer harmonieusement avec les collègues et les partenaires.
- Discrétion exemplaire, permettant de gérer des informations confidentielles avec le plus grand professionnalisme.
- Excellente parfaite de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
Cabinet-conseil innovant qui détient un réseau d’affaires solide et un portefeuille de clients impressionnant, vous trouverez chez Adsum une équipe de travail expérimentée et passionnée qui partage des valeurs communes telles que l’intégrité, le respect et l’excellence. Ici, nous combinons savoir-faire et savoir-être. Nous travaillons dans le plaisir et envisageons l’avenir avec enthousiasme.
Au sein de notre équipe, vous aurez l’opportunité de travailler sur de nombreux mandats d’envergure, entouré de professionnels bienveillants qui vous propulsent vers votre épanouissement. Notre objectif est de vous offrir une opportunité de carrière unique, axée sur le développement de vos compétences et votre réalisation professionnelle.
Vos avantages :
- Poste permanent
- Régime d’assurance collective et régime volontaire d'épargne retraite
- Rémunération compétitive
- Plan de développement des compétences personnalisé
- Obtention de certifications recherchées sur le marché
- Environnement de travail collaboratif et inclusif
- Localisation idéale dans le Vieux-Port de Montréal, à deux pas d’un métro et entouré de bons restaurants et d'animation
- Horaires flexibles
- Présence hybride (en raison des responsabilités liées à l'enrichissement de la vie au bureau, l'assistant(e) exécutif.ve devra être présent(e) au bureau au moins quatre jours par semaine, avec la possibilité de travailler un jour par semaine à domicile, selon sa préférence)
Osez le service-conseil, prenez part à l'expérience Adsum.
Faites parvenir votre candidature à l’adresse courriel info@adsumconseil.ca en indiquant la référence du poste.
Cette position est disponible dès maintenant.
Ce qui vous attend chez adsum
Rejoignez une communauté de consultants d'expérience, qui vous pousse vers l'excellence
Firme innovante avec un réseau et un portefeuille de clients que plusieurs envient, vous trouverez chez Adsum une équipe de travail expérimentée et passionnée qui partage des valeurs communes: le respect, la solidarité, l’intégrité et l’excellence. Ici, nous combinons savoir-faire et savoir-être. Nous travaillons dans le plaisir et envisageons l’avenir avec enthousiasme.
Participez à la croissance économique du Québec en participant au succès de nos fiers.
Évoluez au sein d'une équipe vive d'esprit qui met en place tous les outils pour développer votre profil d'excellence
Profitez d'un plan de développement de vos compétences et obtenez toutes vos certifications importantes.
Soyez maître de vos horaires comme de la gestion de vos mandats. La conciliation travail-famille, c'est la clé de l'épanouissement pour tous!
Oubliez les structures verticales rigides. Ici, il vit un esprit de collégialité où vous développerez un doux sentiment d’appartenance.
Car on travaille toujours mieux dans des bureaux lumineux, dans un environnement qui nous fait rêver, non?
Découvrez l'expérience Adsum
Le vent dans les voiles, implantez la stratégie de clients d'envergure. Réussissez des projets des plus complexes dont vous serez fier avec une équipe positive.
« Engagée et axée sur les résultats, j'accompagne mes clients dans de véritables transformations numériques. La pérennité de mes mandats et mon travail au quotidien avec eux dépassent largement le rôle de la simple consultante: je fais partie de leur équipe. Ensemble, nous avançons. »
« Chez Adsum, j’ai la chance de faire partie d’une équipe expérimentée aux compétences diversifiées. C’est un milieu riche pour l’apprentissage, où règnent la collaboration et l’entraide. Je bénéficie d’une grande autonomie dans les projets auprès de nos clients, tout en me sentant supporté par l’équipe. J'entrevois de nombreuses opportunités et un bel avenir professionnel pour moi chez Adsum. »
« Être au cœur de l’action en aidant les entreprises dans leur importante transformation en vue de l’atteinte optimale des bénéfices a toujours été pour moi source de motivation au quotidien! Fidèle collaboratrice chez Adsum depuis de nombreuses années, je suis très heureuse de maintenant contribuer directement à faire grandir cette belle entreprise qui se démarque dans le domaine de la consultation et qui n’a pas fini de vous étonner! »