Un projet majeur ou une initiative stratégique au sein de votre organisation semble dériver vers la catastrophe. Psst… regardez du côté de votre promoteur en espérant qu’il ne soit pas absent. Malheureusement encore une grande proportion des projets échoue à cause d'un manque de leadership et/ou de compétences du promoteur associé à l’aventure.

Selon le PMI, le manque de soutien de la part des promoteurs est la principale cause d'échec des projets. Plus de 40 % des entreprises peu performantes déclarent un manque de soutien de la part des promoteurs comme la raison principale de leurs échecs.

Une étude menée dans le cadre de projets de gestion du changement révèle que plus de 50 % des participants estiment que leurs promoteurs ne comprennent pas suffisamment leur rôle pour garantir la réussite du projet.

Ce rôle capital et complexe reste également incompris et négligé dans certaines organisations, qui ne mettent pas en place les mesures nécessaires pour soutenir et former leurs promoteurs, les laissant ainsi sans les compétences et l'accompagnement indispensable à l'accomplissement de leur mission.

Selon une enquête récente sur la gestion de projet, bien que 85 % des organisations déclarent avoir des promoteurs de projets, 83 % admettent ne rien faire pour les soutenir, les former ou les guider.  

Heureusement, de plus en plus d’organisations apprennent à apprivoiser ce rôle stratégique. Description formelle du rôle de promoteur, mise en place des critères d’attribution, offre de formation et d’accompagnement, modification des descriptions de poste et évaluations pour inclure des indicateurs de performances : le rôle de promoteur de projet se structure et les attentes, elles, s’accroissent vertigineusement.

Des exigences élevées pour un rôle hautement stratégique

On veut un promoteur influent, disponible, imputable, mobilisateur, habile politiquement, qui prend les bonnes décisions, fin communicateur, expert en gestion du changement, proactif, agile… et cette liste d’exigences s’allonge à mesure que les projets se complexifient, prennent de l’envergure et/ou présentent un fort niveau de risque.

En effet, en marge des multiples projets de petites et moyennes tailles, alors que les organisations deviennent mondiales, que la révolution technologique s’accélère et que les transformations se succèdent les unes aux autres, apparaissent des initiatives stratégiques à grande échelle qui ont une incidence sur toute l’organisation et au-delà. Ces initiatives stratégiques requièrent un promoteur exécutif. Toutefois, les personnes qualifiées pour jouer ce rôle sont rares. Il en résulte trop souvent une implication sous-optimale du promoteur exécutif (par manque de temps et/ou d’intérêt) ou une délégation du rôle à des cadres intermédiaires déjà étouffés par la gestion des opérations, ce qui a une incidence négative sur les résultats des projets.

Espérer un promoteur parfait et disponible en tout temps n’est certes pas une attente réaliste. Néanmoins, il est tout-à-fait possible, par une meilleure compréhension du rôle et un accompagnement accru, d’identifier les bons promoteurs pour les bons projets et de s’assurer qu’ils puissent jouer efficacement leur rôle et contribuer activement au succès des projets.

Promoteur, sponsor ou commanditaire: quel est son rôle ?

Tout d’abord, si vous réalisez une évaluation de la maturité des pratiques en gestion de projet au sein de votre organisation, on vous dira que le premier niveau à atteindre implique l’établissement d’un langage commun afin que l’ensemble des parties prenantes puissent se comprendre. Sachez-le, le terme approprié est promoteur de projet en français et sponsor en anglais.

Sachez également que c’est le promoteur qui est directement imputable des résultats. Il doit donc tout mettre en œuvre pour que les bénéfices attendus soient réalisés, assumant personnellement la réussite ou l’échec du projet.

Selon le PMI, le promoteur de projet joue un rôle clé dans la réussite d’un projet en étant le garant de son bon déroulement, de l’initiation à la clôture.

En effet, dès la conception du projet, il agit comme le principal défenseur du projet, mobilisant la haute direction et mettant en avant les bénéfices attendus. Il supervise les étapes d'approbation et contribue activement à définir la portée et la charte du projet.

En cas de problèmes dépassant les capacités du chef de projet, le promoteur intervient comme point d'escalade. Il prend part aux décisions stratégiques concernant les modifications de portée, les revues de fin de phase, ainsi que la poursuite ou l'arrêt du projet face à des risques élevés.

En tant que propriétaire désigné, il définit clairement les objectifs du projet et s'assure que toutes les ressources nécessaires sont disponibles pour sa réalisation. Il doit également veiller à ce que les livrables soient bien intégrés aux activités courantes de l'organisation, réalisant ainsi les bénéfices escomptés du projet.

Une vision moderne des principaux rôles du promoteur serait la suivante :

La mission du promoteur le long du cycle de vie de projet

Le promoteur est impliqué dans un projet de A à Z, ce qui signifie que de nombreuses tâches et responsabilités lui incombent tout au long du cycle de vie du projet.

Un excellent blog d’Asana reprend les principaux rôles du promoteur le long du cycle c de vie et en voici les grandes lignes.

À noter que ces tâches peuvent varier en fonction de la complexité du projet, mais dans tous les cas l’implication et l’importance du promoteur tout-au-long du cycle de projet ne doivent pas être sous-estimées.

Différences et synergies entre promoteur et chef de projet

Le rôle du promoteur de projet et celui du chef ou gestionnaire de projet, bien que complémentaires, diffèrent considérablement. Ils doivent tous deux être bien conscients de leurs responsabilités respectives afin que chacun reste à sa place et se concentre sur ce qui lui est demandé. Il s’agit souvent davantage d’un continuum et d’un mouvement de balancier que d’une frontière marquée des responsabilités. Le gestionnaire de projet identifiera des enjeux qu’il escaladera au promoteur, quien discutera avec le comité exécutif, et les pistes de solutions seront retransmises vers le gestionnaire de projet pour exécution.

Le promoteur, qui peut également être le client ou le propriétaire du projet, joue un rôle clé dès le départ en soumettant la demande de projet et en assurant la priorisation du projet au sein de l'organisation. Il est chargé de sécuriser le financement, de promouvoir le projet et d'approuver les livrables finaux, tout en s'assurant que les besoins et les intérêts du client (ou les siens s’il est aussi le client) sont pris en compte tout au long du processus. Son implication se concentre sur la vision stratégique et l'atteinte des objectifs du projet.

En comparaison, le gestionnaire de projet se concentre sur la réalisation concrète du projet. Il forme et supervise les équipes, gère leur dynamique, coordonne les activités et intègre les changements nécessaires. Il est également responsable du suivi et du contrôle du projet, assurant ainsi qu'il respecte les délais, le budget et les spécifications.

La gestion des risques est une tâche partagée entre les deux rôles, mais le promoteur se focalise sur les risques stratégiques et les impacts globaux, tandis que le gestionnaire de projet s’occupe généralement des aspects plus tactiques et opérationnels ainsi que des ajustements quotidiens.

« La synergie entre le promoteur et le chef de projet constitue un élément essentiel au succès d'un projet. Lorsque confiance, transparence, communication ouverte et complicité se rencontrent, les attentes sont alignées, les obstacles sont surmontés, et le projet est propulsé vers sa réussite. » Henri-Jean Bonnis

En fonction de la complexité du projet et de l’expérience du chef de projet et du promoteur, ce dernier choisira de déléguer un certain nombre de tâches au chef de projet ou, au contraire, décidera de s’impliquer davantage en guidant le chef de projet et l’équipe à travers les différentes étapes du projet. Éventuellement, le promoteur pourrait également nommer un promoteur délégué, à qui il délèguera un certain niveau de contrôle et des tâches précises. Dans ce cas, la clarté de la chaine de commandement deviendra un facteur de succès.

Conclusion

Le promoteur joue un rôle stratégique en définissant le mandat du projet, en garantissant les ressources et en soutenant le chef de projet, tout en étant responsable des résultats.

Il doit appuyer le chef de projet en restant engagé, en soutenant l'équipe, et en veillant à l'alignement du projet sur les objectifs stratégiques, tout en s'impliquant pleinement dans sa réussite.

Finalement, pour exceller en tant que promoteur de projet, nous vous invitons à suivre ces dix règles d'or :

1. Restez visible tout en étant non intrusif
2. Approuvez le plan de projet en totalité : soyez rigoureux
3. Assurez-vous que l'équipe de direction reste mobilisée
4. Protégez les ressources allouées et veillez au soutien du chef de projet
5. Réagissez rapidement aux problèmes majeurs
6. Surveillez de près l'échéancier et les indicateurs du projet
7. Facilitez la collaboration entre équipes transversales
8. Restez informé de l'avancement du projet
9. Offrez une rétroaction fréquente et constructive à votre équipe
10. Influencez les membres clés de la direction pour soutenir le succès du projet

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux saisir l'importance du rôle du promoteur dans la réussite des projets. Dans cette optique, Adsum propose régulièrement des formations aux directions exécutives, aux membres du bureau de projet et aux équipes de projet sur les responsabilités du promoteur. Ces initiatives se traduisent systématiquement par une amélioration notable et immédiate des performances des projets.

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Article corédigé par Lucille Bélanger, Directrice exécutive et Spécialiste en stratégie et exécution de projet, programme et portefeuille et Emma Tomaszkiewicz, Conseillère en pratiques de gestion de projet.

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Liens intéressants :

‍Le sponsor de projet : rôle et responsabilités [2024] (Asana)

Implication des sponsors exécutifs (PMI)

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